Jaarlijkse algemene vergadering kan digitaal

Gepubliceerd op  di 14 apr 2020
Sinds vorige week kan elke onderneming of vereniging een digitale jaarvergadering organiseren, ook als dat niet in de statuten is voorzien.

De jaarlijkse aandeelhoudervergaderingen in een onderneming of een vzw is een vergadering die meestal in april en mei plaatsvindt. Onder andere de benoeming of afzetting van bestuurders komt aan bod. Daarnaast is de aandeelhoudersvergadering hét moment bij uitstek om de jaarrekening en het jaarverslag te onderzoeken en goed te keuren. Het desbetreffende KB werd gisterenavond in het Staatsblad gepubliceerd.

Veel ondernemingen en verenigingen die een virtuele vergadering willen houden, of willen stemmen op afstand, hebben deze mogelijkheid niet noodzakelijk opgenomen in hun statuten. Daarom werden er drie opties uitgewerkt.

  1. Ofwel stel je de vergadering uit. Voor een aantal wettelijke termijnen krijg je tien weken uitstel, zoals voor de verplichting om de algemene vergadering binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar bij de Nationale Bank neer te leggen.
  2. Ofwel organiseer je de vergadering digitaal of schriftelijk. Schriftelijk kan ze eventueel ondersteund worden door video- of teleconferencing. Om rechtsgeldig te kunnen vergaderen, moeten de leden kunnen beraadslagen, het woord kunnen voeren en hun stemrecht kunnen uitoefenen. Dat is ook mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail bijvoorbeeld voor de uitwisseling van geschreven documenten.
  3. Ofwel hou je de vergadering fysiek, maar met respect voor social distancing. Deelnemers moeten vragen kunnen stellen. Wie niet kan deelnemen, kan aan iemand een volmacht toekennen voor de stemming.